Helppokäyttöisyys ja tehokkuus käsi kädessä
Howspace toimii erinomaisesti digialustana organisaation muutostöissä ja liiketoiminnan kehittämisessä. Se on helppokäyttöinen ja tukee niin strategia-alustuksia, liiketoimintamallien rakentamista ja johdon tiedonmuodostusta kuin koulutusten ja verkkokurssien kannattelua, suunnittelu-workshopeja ja henkilöstökyselyitäkin.
Viisi keinoa toiminnan tehostamiseen ja digiähkyn välttämiseen
Olemme koonneet käyttöösi viisi keinoa toiminnan ja työskentelytapojen tehostamiseen.
1. Aseta yhteinen tavoite ja tue kontekstin rakentamista
Alussa prosessin kehään kärki täytyy miettiä todella hyvin. Kun tavoite on asetettu selkeästi ja osallistujille on saatu rakennettua kokonaiskuva yhteisestä matkasta, homma toimii ja osallistuminen on aktiivista. Kun teemme työtä esimerkiksi johtoryhmän kanssa, on tärkeää, että he tietävät yhteisen tavoitteen ja ovat siten kiinnostuneita ja motivoituneita työn edistämiseen. Sama pätee koulutusten rakentamiseen. Sitoutuminen yhteiseen tekemiseen on huipussaan, kun ihmiset saadaan heti alussa innostumaan ja motivoitumaan käsiteltävästä teemasta.
2. Vaiheista samanaikainen ja eriaikainen yhteistyö
Virtuaalitoteutuksissakin on tärkeää muistaa, että digitaalisen, eriaikaisen yhteistyön rinnalla lähitapaamisilla ja virtuaalisilla workshopeilla on omat roolinsa. Ideointia tehdään edelleen useimmiten workshopeissa, joissa yhteiselle keskustelulle ja ajatusten jakamiselle on tilaa. Tämän ympärillä on tärkeää luoda rakenteita eri aikaan tehtävälle työlle. Tekemisen ja tehtävien vaiheistaminen on tärkeää, jotta yhteisestä ajasta saadaan irti paras hyöty. Näkyvillä on oltava aina juuri se osa prosessista, jossa yhdessä ollaan menossa. Prosessi ei rönsyile mihin sattuu, kun alusta on rakennettu monipuolisesti. Raskaampien, ajattelua vaativien kirjoitustehtävien välissä on hyvä olla keventäviä juttuja, äänestyksiä ja videoita, jotta prosessi etenee hyvin vaiheesta toiseen.
3. Tue tekemistä ennen prosessin aloitusta, sen aikana ja jälkikäteen
Toimiva, digitaalisesti fasilitoitu liikkeellelähtö lyhentää merkittävästi ensimmäisen yhteisen kohtaamisen lämmittelyaikaa. Ennakkokyselyissä vastaajat tutustuvat toisiinsa ja näkevät toistensa ajatuksia. Tällöin verkkokursseilla, johtoryhmätyössä ja muissa työpajoissa päästään entistä nopeammin liikkeelle ja suoraan asiaan. Ihmiset keskustelevat todella avoimesti ja vastaavat toisten kommentteihin hienosti niin prosessin aikana, sitä ennen kuin sen jälkeenkin.
Workshopeissa Howspacea käytetään meillä usein vähän kuin valkotauluna, jolloin ideoita ja ajatuksia voidaan kerätä ja priorisoida helposti tai niistä voidaan äänestää yhteisesti.
Tapaamisten jälkeen osallistujilta tulee myös aiheeseen liittyviä lisäkysymyksiä, joihin on vaivatonta vastata yhdessä paikassa sen sijaan, että ne kertyisivät sähköpostiin. Howspacen avulla kysymykset ja vastaukset tulevat automaattisesti koko ryhmän tietoon ja tekoälyn avulla saadaan yhteenvedot reaaliaikaisesti.
4. Pidä koko prosessi yhdessä paikassa
Aktivoi ja tue fokuksessa pysymistä pitkässäkin prosessissa. Howspacessa voit seurata, ketkä käyvät tekemässä pyydetyt tehtävät ajallaan ja lähettää unohtaneille erillisiä sähköpostimuistutuksia. Kun osallistujia ohjattiin aiemmin sähköpostin avulla, materiaalit hukkuivat usein viestitulvaan ja seuraavista vaiheista oltiin pihalla. Howspace ratkaisee tämän ongelman, kun kaikki aiheeseen liittyvä tieto ja tekeminen löytyvät yhdestä paikasta.
5. Pyri eroon monikanavaähkystä
Me emme nosta työssämme lainkaan keskiöön sitä, mitä työkalua tai tekniikkaa kulloinkin käytämme. Emme puhu alustoista erillisinä digitaalisina välineinä, puhumme vain tavoistamme tehdä työtä. Tähän ajatusmaailmaan Howspace sopii mainiosti, sillä se ei vaadi erillistä käyttöönottoa tai salasanoja, vaan linkki työtilaan tulee jokaiselle osallistujalle suoraan sähköpostiin. Tämän jälkeen työskennellään yhdessä. Ihmiset ovat nykyisin hyvin tottuneita sosiaalisen median käyttöön, eikä Howspacessa ole mitään ylimääräisiä härpäkkeitä, jotka toisivat kohinaa työskentelyyn.
Me autamme alkuun!
Ota yhteyttä, niin kerromme mielellämme lisää ja autamme teidät alkuun.
”Yhteistyö Faros & Comin ihmisten kanssa on mutkatonta ja sujuvaa. He ovat osaavia ja innostuneita ammattilaisia, joilla on kyky rakentaa oppimisprosesseihin aitoa vuorovaikutusta digitaalisuutta ja erilaisia digitaalisia alustoja hyödyntäen.”
